管理大师德鲁克一针见血地指出:“管理就是实践,是一项工作!而且,管理者90%的工作是相同的。”早在上个世纪五十年代,数学大师华罗庚就提出:“中国的企业需要两条腿走路,一条是科学技术,一条是项目管理”。项目化管理的实质就是按照规律、规则和既定的要求完成每一项工作。
已经立冬的佛山,依旧暖阳高照,花开满城,各种花色与城市建筑相得益彰,同学们也带着春意怏然的心情再次返校,11月24日,来自佛山地区50余位同学再次回到了亚商MBA课堂,聆听杨斌老师主讲《项目管理理念与实践》课程。
杨斌老师:实战型培训讲师;柯维课程转化讲师;中高层领导力思维创新专家;管理实务培训与咨询专家;项目运作及项目管理顾问 ;影响力教育训练集团特聘讲师;北京大学、清华大学、中国人民大学、中央财经大学、华中科技大学、西安交通大学等高校总裁班、经理人班合作讲师。
课程伊始,杨老师说“我以前没有大家这么好学,因为那时候没有这种条件,没有机会,没有这种自觉和主动,现在大家为什么能在紧张的工作之余放弃自己的休息时间,走到一起来探讨一个主题,学习一些技能,一是自身成长的需要,二是环境的压力,社会的变革越来越快,技术的更新越来越飞速,无论是营商环境还是国际政治经济环境都有着巨大的变化,在变化的波澜中,我们怎么样保证按照自己的想法走完未来的路程,实际上就是要不断的学习、不断的适应环境。”
01、以结果为导向
杨老师用一个案例让同学们各抒已见:
案例:
两个人,三样工具,完成三件事情,需要多长时间?
1、拖地要30分钟,只有一个拖把;
2、擦窗要30分钟,只有一块抹布;
3、切菜要30分钟,只有一把菜刀。
同学们争先恐后的回答“90分钟”、“60分钟”、“45分钟”、“30分钟”。
家庭的3个家务活,应该如何和自己的爱人一起最快捷的完成,是去想办法用科学的方法高效完成,还是遵循家庭的和谐一个人将家务活包了,本身就回到了“目的”这个导向:我们要的是什么?我需要提醒自己在做事之前想想“我的目的是什么,我要的结果是什么?”这与史蒂芬·柯维的《高效能人士的七个习惯》中的“以终为始”是相通的。“以终为始”不仅仅是项目管理需要恪守的规则,也是思考、表达和解决问题的根本逻辑。项目管理是帮助我们达成结果的一套方法,因此,项目管理的第一件事情就是帮助我们定目标,所有的工作方法只服务于一个目的——实现目标,达成结果。所以,项目管理在本质上就是以结果为导向的工作方法。
02、项目管理的时间方法
1、 基于目标的项目分析与定义
先把项目讲清楚,到底要做什么,并获得统一的标准。通过问5个为什么,来定义项目目标。其中1)和5)是对范围的分析,而5)容易遗漏。
1) 、工作最后将交付什么具体成果?
2)、 工作成果的质量验收标准是什么?
3) 、完成工作的具体时间期限是什么?
4) 、完成工作所需的预算及其他资源是什么?
5) 、为了完成交付,将开展那些具体工作?
2、项目执行与管理的关键因素:
1)、 项目里程碑:设立关键节点,就会有节奏,并容易控制;
2) 、环境因素:识别内外部因素,关注衔接与协调中可能出现的困难或阻力,目的是规避风险;
3)、 干系人:干系人沟通是项目活动中最重要的最基础的活动。需要对干系人进行识别、分析并运用一定的策略进行管理。其中一个基本的管理策略是:提前打招呼,获得支持;
4)、 风险:墨菲定律是风险管理的最高原则,而风险识别应贯穿项目全过程;而风险管控的关键是要对业务的了解并在此基础上有一定的意识感觉。
3、 立足精益的项目计划及管理:
1)、 计划的重要性:计划是一切管理的基础,不要相信没有计划的承诺;
2) 、工作分解WBS:精益的基础是分解,这里需要强的结构化思维能力。即便我最近还在看《金字塔的原理》这本书,我依然感觉自己的结构化思维不足。碰到具体的事务,思维不清楚,容易出现糨糊状态。这里需要有意识的运用和练习。
3)、 活动分析和网络图: 作为非专业的项目管理者,这些内容还未尝试过。
4、项目监控与变更管理的关键:
1)、 切实可行的计划。计划不是一成不变的,可以调整计划而不是修改目标;
2) 、执行与监控的本质:没有一个可行的计划作为基准,执行和监控都是枉然;
3) 、项目优化的主要方法:向关键路径要时间,向非关键路径要资源。而优化需要建立在对项目的拆解上,这与生产质量管理的精益管理是相通的。
5、 变更和管理的关键:
变更管理程序中,容易忽略变更的记录和更新。需要保持相关方在信息的同一层面;
6、总结与复盘:
复盘就是将工作放在桌面再做一次,作为一个目前很多人推崇的方法,我们应该在项目结束时多尝试,这样得到的结论更能体现在细节上。
项目经理应该具备的素质要能力全面,会管理,懂技术,更要善于协调。这也是职场上人员应该具备的素质,要逼逼自己,遇到问题时,运用理念来理理思路,尝试着用结构化的思维方式来分析问题,摸索解决方案。